Ошибки случаются в бизнесе и в нашей личной жизни на регулярной основе. Так мы развиваемся и учимся. Но некоторые ошибки являются дорогостоящими. Постарайтесь избежать этих пяти очень распространенных ошибок планирования мероприятий.
Позднее начало подготовки
Промедление — ваш враг. Это одна из самых распространенных ошибок планирования событий, которую следует избегать.
Невозможность начать процесс планирования на ранней стадии может привести к множеству проблем. Как только будет выбрана дата, и у вас есть общее представление о мероприятии и его бюджет, приступайте к работе. Отели и другие места проведения бронируйте как можно скорее. Несоблюдение этого правила значительно ограничит ваш выбор места проведения, и вы, к сожалению, останетесь с тем что возможно, а не с тем что подходит. Приглашенные спикеры также заинтересованы в раннем бронировании.
Организовать свою работу с помощью контрольного списка планирования событий — это еще одна задача, которая должна быть решена немедленно. Сопоставляя все этапы процесса планирования мероприятия, определяя, когда они должны быть завершены, и разрабатывая расписание для каждого из них, у вас будет ценный справочник, с которым можно сверяться и тратить время на приоритетные задачи.
Слишком поздний старт подготовки — одна из самых распространенных ошибок.
Отсутствие проверки календаря других событий
Вы когда-нибудь попадали в ситуацию когда процесс планирования только начался и дата ивента установлена, оказывается что в тот же день есть еще одно конкурирующее событие? Но только одно событие привлечет гостей, поэтому не рискуйте. Выполняйте проверку тщательно и проверяйте любые конфликты интересов, пока не стало слишком поздно. Посмотрите графики для отраслевых собраний (больших и малых), близость к праздникам, крупные спортивные мероприятия, которые могут изменить мнение тех, кто едет на мероприятие. После того, как вы определились с датой, сообщите своим гостям в рассылке. Уведомления «Сохранить дату» и списки «Предстоящих событий» дают заинтересованным лицам возможность отметить ваше мероприятие в своих календарях.
Неподтвержденные документально договоренности
Подписанный договор с продавцом является юридически обязывающим соглашением и дает вам определенную гарантию в письменной форме, чтобы держать поставщика ответственным. Тем не менее, если вы видите что поставщик вас подвел, то этот договор на мероприятие в вашей руке не будет служить едой вашим голодным гостям или доставить столы и стулья в пустой зал. Подтверждайте у каждого поставщика не один раз, а два раза. Да, два раза. Подтвердите получение подписанного вами договора. Подтвердите еще раз до начала самого события.
Ваши поставщики часто занимаются многими событиями, и документы могут быть легко потеряны. Поэтому убедитесь, что этого не происходит. Обратившись к ним, проверьте и подтвердите, что ваше мероприятие фактически находятся в их графике. И держите договора с поставщиками в быстром доступе.
Отсутствие «плана Б»
Наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств является обязательным для любого мероприятия, но особенно для тех мероприятий, которые планируется проводить на открытом воздухе. Погодные условия непредсказуемы, и если ураган, сильный ветер или град угрожают отменить ваше мероприятие, у вас должен быть резервный план. Сводки погоды, альтернативные места проведения мероприятий и измененные графики действий — все варианты на случай, если ваш ивент на открытом воздухе должен быть перемещен в помещение.
Недостаточное количество людей в команде организатора
Когда дело доходит до найма персонала, то лучше нанимайте больше. Это будет стоить вам больше денег, но это может спасти ваше событие.
При найме персонала мероприятия найдите тех сотрудников, у которых есть опыт работы с типом мероприятия, которое вы планируете. На ключевые позиции берите только профессионалов, рекомендуемых сотрудников. Просветите их, о чем идет речь, о гостях, которые будут присутствовать, о ваших ожиданиях и о том, с кем контактировать, если у них возникнут вопросы или проблемы. Сотрудники мероприятия, даже если они предоставляются внешним поставщиком, представляют вас и ваш бизнес по планированию событий. Отрицательный опыт с персоналом мероприятия отложится в памяти как гостя, так и клиента и может испортить даже самые хорошо спланированные события.
Для всех организаторов мероприятий, ресторан Cafe L’etage подготовил специальный раздел «ДЛЯ ОРГАНИЗАТОРОВ«, в котором Вы сможете получить детальную информацию о проведении любого рода мероприятия, получить консультацию и забронировать дату мероприятия.
Среда - Декабрь 27, 2017
