Помилки трапляються в бізнесі і в нашому особистому житті на регулярній основі. Так ми розвиваємося і вчимося. Але деякі помилки є дорогими. Постарайтеся уникнути цих п’яти дуже поширених помилок планування заходів.
Початок підготовки
Зволікання – ваш ворог. Це одна з найпоширеніших помилок планування подій, яку слід уникати.
Неможливість почати процес планування на ранній стадії може привести до безлічі проблем. Як тільки буде обрана дата, і у вас є загальне уявлення про захід та його бюджет, приступайте до роботи. Готелі та інші місця проведення бронюйте якомога швидше. Недотримання цього правила значно обмежить ваш вибір місця проведення, і ви, на жаль, залишитеся з тим що можливо, а не з тим що підходить. Запрошені спікери також зацікавлені в ранньому бронюванні.
Організувати свою роботу за допомогою контрольного списку планування подій – це ще одна задача, яка повинна бути вирішена негайно. Зіставляючи всі етапи процесу планування заходу, визначаючи, коли вони повинні бути завершені, і розробляючи розклад для кожного з них, у вас буде цінний довідник, з яким можна звірятися і витрачати час на пріоритетні завдання.
Занадто пізній старт підготовки – одна з найпоширеніших помилок.
Відсутність перевірки календаря інших подій
Ви коли-небудь потрапляли в ситуацію коли процес планування тільки почався і дата івенту встановлена, виявляється що в той же день є ще одна конкуруюча подія? Але тільки одна подія приверне гостей, тому не ризикуйте. Виконуйте перевірку ретельно і перевіряйте будь-які конфлікти інтересів, поки не стало надто пізно. Подивіться графіки для галузевих зборів (великих і малих), близькість до свят, великі спортивні заходи, які можуть змінити думку тих, хто їде на захід. Після того, як ви визначилися з датою, повідомте своїм гостям в розсилці. Повідомлення «Зберегти дату» та списки «Майбутніх подій» дають зацікавленим особам можливість відзначити ваш захід в своїх календарях.
Непідтверджені документально домовленості
Підписаний договір з продавцем є юридично зобов’язуючим угодою і дає вам певну гарантію в письмовій формі, щоб тримати постачальника відповідальним. Проте, якщо ви бачите що постачальник вас підвів, то цей договір на захід в вашій руці не буде служити їжею вашим голодним гостям або доставити столи і стільці в порожній зал. Підтверджуйте у кожного постачальника не один раз, а двічі. Так, два рази. Підтвердіть отримання підписаного вами договору. Підтвердіть ще раз до початку самої події.
Ваші постачальники часто займаються багатьма подіями, і документи можуть бути легко втрачені. Тому переконайтеся, що цього не відбувається. Звернувшись до них, перевірте і підтвердіть, що ваш захід фактично знаходяться в їх графіку. І тримайте договір з постачальниками в швидкому доступі.
Відсутність «плану Б»
Наявність плану на випадок непередбачених обставин є обов’язковим для будь-якого заходу, але особливо для тих заходів, які планується проводити на відкритому повітрі. Погодні умови непередбачувані, і якщо ураган, сильний вітер або град загрожують скасувати ваш захід, у вас повинен бути резервний план. Прогноз погоди, альтернативні місця проведення заходів і змінені графіки дій – всі варіанти на випадок, якщо ваш івент на відкритому повітрі повинен бути переміщений в приміщення.
Недостатня кількість людей в команді організатора
Коли справа доходить до найму персоналу, то краще наймайте більше. Це буде коштувати вам більше грошей, але це може врятувати Ваш захід.
При наймі персоналу для заходу знайдіть тих співробітників, у яких є досвід роботи з типом заходу, який ви плануєте. На ключові позиції беріть тільки професіоналів, рекомендованих співробітників. Проясніть їх, про що йде мова, про гостей, які будуть присутні, про ваші очікування і про те, з ким контактувати, якщо у них виникнуть питання або проблеми. Співробітники заходу, навіть якщо вони надаються зовнішнім постачальником, представляють вас і ваш бізнес з планування подій. Негативний досвід з персоналом заходу відкладеться в пам’яті як гостя, так і клієнта, і може зіпсувати навіть найкраще сплановані події.
Для всіх організаторів заходів, ресторан Cafe L’etage підготував спеціальний розділ “ДЛЯ ОРГАНІЗАТОРІВ“, в якому Ви зможете отримати детальну інформацію про проведення будь-якого івенту, отримати консультацію та забронювати дату заходу.
